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Von der Digitalisierung zur Prozesseffizienz: Die häufigsten Fallstricke

Software-Roboter, sogenannte Bots, sind bei vielen Unternehmen schon im Einsatz und bedienen einzelne Prozesse schnell und effizient. Sie automatisieren zeitaufwändige, in hoher Frequenz auftretende manuelle Tätigkeiten und führen zu erheblichen Einsparungen bei Prozesskosten.

Für ein RPA Projekt gelten die gleichen Regeln wie für andere IT-Projekte. Dennoch gibt es einige Besonderheiten, die beachtet werden sollten, um die häufigsten Fallstricke zu umgehen.

Präzise vorbereiten

Dokumentierte Soll-Prozesse und gelebte Ist-Prozesse weichen oft voneinander ab. Daher ist zuallererst festzulegen, wie die Ziel-Prozesse genau aussehen und welche KPIs gelten sollen. Vor der Einführung von RPA sind die Kandidaten für die Automatisierung dann genau zu prüfen: Welcher Soll-Prozess ist am besten geeignet und wie messe ich später die Verbesserung der Performance?

Auswirkung auf die Organisation beachten

RPA verändert den Prozessablauf aus Sicht vieler Mitarbeitender und Führungskräfte. RPA hat den Ruf der „Rationalisierung“ und schürt Ängste. Roboter sind für viele nicht die liebsten Kollegen. Eine vorausschauende Planung bedeutet, so früh wie möglich das Gespräch zu suchen, aufzuklären – und die Beteiligten bei der Planung von Beginn an mit ins Boot zu holen. Zudem entstehen innovative Ideen für den Einsatz von Bots häufig erst im Dialog.

Technik-neutral vorgehen

Die neutrale Erstellung der fachlichen Anforderungen erlaubt eine klar definierte Ausschreibung und ist Grundlage für spätere Qualität und eine valide Kostenabschätzung. So lässt sich sicherstellen, dass kein Potenzial verschenkt wird, weil zu früh entlang vorgegebener Lösungspfade oder im Interesse eines Technologieanbieters gedacht wurde.

Kompetenz aufbauen

Die Einführung endet nicht mit der Aktivierung der Bots. Die Prozesskennzahlen sollten kontinuierlich überwacht werden – nicht nur um die positiven Effekte zu belegen, sondern auch um Abweichungen zu identifizieren und entsprechend nachzusteuern. Der Aufbau eines „Centers of Competence“ ist daher mittel- und langfristig sehr lohnend und schafft Vertrauen im Unternehmen.

Proof of Concept durchführen

Wer auch immer der präferierte Lösungsanbieter ist – ein Proof of Concept lohnt fast immer, und wenn dieser nur in Form eines Schreibtischtests stattfindet. Nicht jeder Dienstleister bietet von selbst einen PoC an, aber er macht sich bei der späteren Umsetzung bezahlt.

Ein Blick in die Zukunft

In Verbindung mit Machine Learning und weiteren Methoden der künstlichen Intelligenz wird RPA zu einem mächtigen Instrument in der Prozessautomatisierung: Die Bots folgen nicht mehr nur strukturierten und festgelegten Entscheidungsmustern, sondern treffen autarke Entscheidungen, die auf den durch KI identifizierten Mustern basieren. Dort, wo heute noch Menschen an den Grenzen von RPA eingreifen, wird zunehmend KI diese Rolle einnehmen. Diese Entwicklung wird einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität von Unternehmen haben: Nicht nur die Prozesskosten werden weiter optimiert, sondern auch und insbesondere die Wertschöpfung durch Mitarbeitende lässt sich damit steigern.

In vielen Unternehmen ist bereits Erfahrung mit RPA vorhanden. Entsprechend ist der technische Ausbau mit weiteren Bots in der Regel unkompliziert. Die Herausforderungen liegen in der Identifikation der Prozesse sowie einer klaren fachlichen Formulierung der Anforderungen an das Ziel-Prozessdesign. Hier ist Querdenken gefordert und der Mut, Silos zu überwinden. Ob Netzmanagement, Vertrieb oder Messwesen: Überall werden Daten in großer Menge erzeugt und in einer heterogenen Systemlandschaft verteilt und verarbeitet.

Gute Gründe, Bots einen festen Platz in der Digitalisierungsstrategie zuzuweisen.

Das macht mich aus: 

Als Vertriebler mit Leib und Seele präferiere ich die direkte und offene Kommunikation. Menschen und nicht Powerpoint waren und sind immer der Ausgangspunkt für dann gemeinsam entwickelte Strategien und Konzeptionen.

Neben der eigenen großen Familie habe ich noch eine „Echte Liebe“ im schönsten Stadion der Welt.

Meine Superpower:

Authentizität und Basisnähe

Das sagen andere über mich:

Dem kannst du nicht ausweichen – es verändert sich was!

 

Drei Fakten über mich:

 
  • Ich mag Menschen
  • Ich mag Bereitschaft zur Veränderung
  • Ich mag gerne gemeinsame Erfolge

Mein Motto:

„Das Machbare denken – das Denkbare machen!“

Das macht mich aus: 

Ich bin immer auf der Suche nach neuen Herausforderungen und Themen, bei denen ich spannende Dinge lernen und mich selbst weiterentwickeln kann. Kreative Projekte holen mich aus meiner Komfortzone und helfen mir dabei, auf andere Ideen zu kommen und über den Tellerrand zu blicken. 

Meine Superpower:

Meine große Wissbegierde, meine Offenheit gegenüber Neuem und mein unverbesserlicher Optimismus.

Das sagen andere über mich:

Wissbegierige Perfektionistin, die keine Extrameile scheut, das gesteckte Ziel zu erreichen.

 

Drei Fakten über mich:

 
  • Medizintechnikingenieurin mit Schwerpunkt Elektrotechnik und Informatik
  • Medizinstudentin
  • verbringe meine Freizeit gerne mit einem guten Buch

Mein Motto:

„Wege entstehen dadurch, dass man sie geht.“ – Franz Kafka

Das macht mich aus:

Ich schlage Brücken zwischen verschiedenen Disziplinen und Kulturen. Mich begeistern zukunftsgerichtete Technologien und Innovationen. An freien Abenden terraforme ich gemeinsam mit Freunden den Mars oder verliere mich in tollen Sci-Fi-Geschichten.

Meine Superpower:

Schnelle Auffassungsgabe, nichts aus dem Blick verlieren, immer eine Lösung finden, Menschen empowern.

Das sagen andere über mich:

Kreative und neugierige Mitdenkerin mit pragmatischer Denkweise und Durchsetzungskraft.

 

Drei Fakten über mich:

 
  • Geboren im fernen Osten, in Moskau aufgewachsen, in Berlin und Oslo zu Hause
  • Unterstützerin des Wissenstransfers zwischen Forschung und Industrie
  • Ich habe das Netzwerk Women in Big Data Berlin gegründet und setze mich für das Empowerment der Frauen ein

Mein Motto:

„Wir können den Wind nicht ändern aber die Segel anders setzen“ – Aristoteles

Tel.: +49 152 2743 2029
E-Mail: dg@buzz-consulting.de

Das macht mich aus:

Ich habe eine ausgeprägte Faszination für das geschriebene sowie für das gesprochene Wort. Gemeinsam mit meiner Familie modernisiere ich ein altes Bauernhaus in Mecklenburg und spreche zeitweise von mir in der dritten Person.

Meine Superpower:

Ich kann Satzzeichen hören.

Das sagen andere über mich:

Diplomatische „An alles“-Denkerin mit Gespür für Text und Takt.

Drei Fakten über mich:

 
  • Kommunikationswissenschaftlerin
  • Kauffrau für Bürokommunikation
  • Baden-Württembergerin mit norddeutscher Heimat

Mein Motto:

„Um klar zu sehen, genügt oft ein Wechsel der Blickrichtung.“ – Antoine de Saint-Exupery

Das macht mich aus:

Ich bin offen für das Neue und gehe gerne unbekannte Wege. Ob mit dem Motorrad und Zelt im australischen Outback, zu Fuß mit Rucksack in den Tiefen Amazoniens oder bei meiner Arbeit – überall warten Herausforderungen, die gemeistert werden wollen. Wichtig ist immer: Man muss vertrauen und die Dinge auch einfach einmal laufen lassen.

Meine Superpower:

Ich bin Visionär, Querdenker (Version1.0) und pragmatischer Macher. Meine Familie ist mein Anker, gibt mir Kraft, Rückhalt und die Impulse, die ich brauche, um für und mit meinen Kunden erfolgreich zu sein.

Das sagen andere über mich:

„Du trägst Dein Herz auf der Zunge und man weiß bei Dir immer, an was man ist.“

Drei Fakten über mich:

 
  • Seit 2003 selbstständiger Berater mit mehr als 50 nationalen und internationalen Projekten
  • Lebensmittelpunkt in Seligenstadt, verheiratet, 3 Kinder, Jäger, Hundefreund und Posaunist
  • Vor der Selbstständigkeit Vertrieb bei Siemens, Alcatel, Avaya und Genesys

Mein Motto:

„Wir glauben Erfahrungen zu machen, aber die Erfahrungen machen uns.“ – Eugène Ionesco

Das macht mich aus:

Ich bin eine grundständige Optimistin mit breitem Methodenrepertoire und internationaler Erfahrung. Als ehemalige Flugbegleiterin liegt mir Reisen im Blut. Ich liebe es, in verschiedenen Städten zu sein und das Gefühl zu haben – wenn auch nur für 24 Stunden – Teil einer anderen Kultur zu sein.

Meine Superpower:

Ich unterstütze Menschen und Organisationen dabei, aktiv und konstruktiv Veränderungen zu gestalten, zuversichtlich ihre eigenen Kompetenzen zu nutzen und ihre Stärken voll zu entfalten.

Das sagen andere über mich:

Nahbare Vertrauensperson auf Augenhöhe mit viel Empathie

Drei Fakten über mich:

 
  • Diplom Pädagogin für Erwachsenenbildung
  • Studentin der Psychologie
  • Kulturentwicklerin in Organisationen

Mein Motto:

Ein Mensch ist ein Erfolg, wenn er morgens aufsteht und abends ins Bett geht und zwischendurch das tut, was ihn erfüllt. – frei nach Bob Dylan

Das macht mich aus:

Fokus auf Nachhaltigkeit nicht nur beim CO2 Abdruck, auch beim Lernen und bei der Entwicklung der Unternehmenskultur. Durch Inspiration, Führung und Vielfalt können die Menschen ihre Potenziale weitaus besser entfalten.

Meine Superpower:

Flexibilität auf Empathie als Vorspeise, Expertise an Erfahrung zum Hauptgang und Entscheiden mit Machen zum Dessert. Bon Appétit!

Das sagen andere über mich:

Clemens‘ Erfahrung, Ruhe und Unaufgeregtheit inspiriert, auch wenn‘s mal heiß oder unübersichtlich wird.

Drei Fakten über mich:

 
  • Vielfalts- und motivorientierte Teamentwicklung
  • 20 Jahre Führungskraft in Sales & Marketing und People & Culture
  • Mediator, Coach und Mentor mit Weitblick

Mein Motto:

Umwege erhöhen die Ortskenntnis: der Blick nach rechts und links erweitert den Horizont.

Das macht mich aus:

Leadership als Leidenschaft. Vertrieb als Herausforderung annehmen. Lösungen finden statt Probleme zu wälzen. Feedback für Entwicklung – Entwicklung durch Feedback. Organisation und Struktur ist die halbe Miete. Zielorientierung ohne die Werte des Lebens zu vergessen.Reiterin, Hundeflüsterin und Ziegendompteurin aus vollem Herzen. Gipfelstürmerin über die Alpen ohne Höhenflug. Gerne laufen ohne wegzurennen.… und wenn nichts mehr geht wird geJAZZd in voller Lautstärke.

Meine Superpower:

Intuitivität gepaart mit Selbstreflexion und Entscheidungsfreude – den weiblichen Charme nicht zu vergessen …

Das sagen andere über mich:

Kraftvolle, menschenorientierte Macherin

Drei Fakten über mich:

 
  • Seit 2020 selbstständige Trainerin, Coach, Adviser
  • Seit über 20 Jahren tätig in den Bereichen Leadership, Unternehmertum, People Development und über 30 Jahre Vertriebserfahrung
  • Betriebswirtin, Business Trainerin und zertifizierte DiSG Trainerin

Mein Motto:

„Wahnsinn ist, wenn man immer wieder das Gleiche tut, aber andere Resultate erwartet.“ – Autor unbekannt

Das macht mich aus:

Zuhörer mit Ausdauer und Mutmacher für Entscheidungen.Leidenschaftlicher Zubereiter indischer Küche. Unentdecktes Tennistalent und passionierter Buckelpistenbezwinger.Neugieriger Vordenker auf der Suche nach der passenden Lösung.

Meine Superpower:

Analysekopf & Ausgleichstifter

Das sagen andere über mich:

Umsetzungsorientierter Theoretiker mit Sachverstand

Drei Fakten über mich:

 

  • Seit über 15 Jahren selbstständiger Berater
  • In Köln studiert, in München gelebt und wohnt in Bergisch Gladbach
  • Marketing & Vertrieb bei Siemens, Genesys, VoiceObjects, DVGW e.V.

Mein Motto:

Erst wenn wir den Horizont überschreiten, erkennen wir unsere Zukunft.

Das macht mich aus:

Leidenschaftlicher Teamplayer und verrückter Tüftler mit oftmals schrägen Ideen. Ein Hang zu neuer Technik, Programmcode und unentdeckten Themengebieten. Wissbegieriger Diskutierer, der seine Erfahrungen gerne weitergibt. Tanzparkett- und Pistenraudi, mit Reiselust auf Mittelerde.

Meine Superpower:

Teamplayer & Out-of-the-Box-Denker

Das sagen andere über mich:

Meint er das ernst …?

Drei Fakten über mich:

 

  • Seit über 7 Jahren freiberuflicher Programmierer, Dozent und Berater
  • Seit über 4 Jahren wissenschaftlicher Mitarbeiter
  • In Berlin studiert

Mein Motto:

“Tell me and I forget, teach me and I may remember, involve me and I learn.” – Konfuzius & Benjamin Franklin